Edisi: 253
KUPANG TIMES
Oleh:
DR. Nicholay Aprilindo B, S.H., M.H. M.M.
Akademisi, Praktisi Hukum dan Advokat
"General Affair merupakan jabatan dalam suatu perusahaan, yang umumnya berada di bawah pimpinan divisi umum (Direktur Umum) atau Direktur Operasional,"
"Segala urusan perusahaan harus memiliki kejelasan baik dari sisi legal, tujuan, prospek, dan perencanaan ke depannya,"
"Kejelasan tersebut harus dibuktikan dengan perencanaan dokumen dan pelaksanaannya,"
"GA ini-lah, yang nantinya akan mengurus urusan operasional kantor baik yang rutin mau-pun tidak terduga,"
"Dalam perusahaan yang memiliki struktur organisasi sederhana, GA biasanya akan digabung dengan HRD, terkadang juga di bagian pembelian atau purchasing,"
Namun, tahukah Anda apa yang menjadi fungsi dan tugas dari divisi GA tersebut.?
Dan untuk menjawabnya, simak uraian lengkapnya, berikut ini:
"Seperti yang telah di jelaskan sebelumnya, GA bertugas mengurus segala hal tentang keperluan rutin dan mendadak dalam perusahaan,"
"GA sebenarnya lebih berfokus pada pemberian pelayanan kepada seluruh bagian perusahaan demi kelancaran kerja perusahaan secara menyeluruh melalui supporting unit,"
"GA juga memiliki beberapa fokus pelayanan yaitu aset dan pembelian yang mencakup maintenance serta pemesanan melalui vendor terpercaya,"
Adapun tugas pokok dan fungsi General affair (GA) di dalam perusahaan, yaitu;
1. Bertanggung Jawab Pada Pengadaan Barang,
Barang atau aset di perusahaan kadang memiliki batas pemakaiannya sendiri-sendiri, misalnya printer atau Personal Computer (PC).
Penggantian atau pembelian barang-barang tersebut menjadi tugas GA dalam hal pengadaan barang.
2. General Affair Bertanggung Jawab Pada Pembayaran dan Pembelian Rutin,
Selain membeli aset perusahaan yang bersifat semi permanen, GA juga bertugas melakukan pembelian rutin perusahaan.
Misalnya, pembelian air minum, Alat Tulis Kantor (ATK), kertas, tinta printer, dan beberapa barang berkala lainnya.
Tak hanya itu, GA juga memiliki tugas dalam pembayaran rutin, seperti pembayaran listrik, air, telepon, jaringan internet (Wi-Fi), dan beberapa pembayaran lainnya.
Dalam hal pembayaran rutin, GA bisa melakukan estimasi dana yang sudah terhitung tepat, karena biasanya pembayaran ini tidak jauh berbeda setiap bulannya.
Umumnya, pada perusahaan besar, pembayaran rutin ini di lakukan secara otomatis melalui sistem yang terintegrasi dengan sistem perusahaan.
3. Memastikan Pembayaran Tenaga Kerja Harian, sesuai dengan Peraturan Perundangan, yang berlaku,
Pekerja harian /atau pekerja lepas, dalam suatu perusahaan, menjadi tanggung jawab GA.
Maka, GA memiliki wewenang untuk menentukan besaran upah pekerja lepas harian di luar gaji karyawan.
Hal ini menjadi tugas GA dikarenakan gaji karyawan lepas akan masuk dalam keperluan bulanan kantor pada pembukuannya, yaitu; untuk kebutuhan sumber daya manusia.
Untuk mempermudah GA dalam melakukan pekerjaannya, maka aplikasi slip gaji online dapat menjadi solusi dalam mempermudah proses perhitungan besaran gaji karyawan.
4. General Affair Bertugas Untuk Pemeliharaan Aset,
Tak hanya melakukan pembelian barang, GA juga bertugas untuk memelihara dan mengawasi aset yang telah mereka beli.
Hal ini bertujuan agar para pengguna atau pemakai aset perusahaan juga tidak secara sembarangan menggunakannya.
Menjadi hal wajar jika GA seringkali bersikap proaktif.
Karena mereka-lah yang bertanggung jawab saat terjadi kerusakan pada aset perusahaan
5. Renovasi dan Pembukaan Kantor Cabang,
General Affair, dalam perusahaan punya sensitifitas dan rinci ketika menentukan biaya, begitu juga saat kantor membuka kantor cabang baru atau hanya sekedar melakukan renovasi,
GA bertugas untuk melakukan pertimbangan mulai dari faktor kelayakan hingga estimasi dana yang sesuai.
Bahkan ketika estimasi dana sudah disetujui oleh GA, pelaporan hasil renovasi dan pembelian material juga harus bisa dibuktikan dengan nota atau faktur.
"Adapun fungsi General Affair di dalam Perusahaan adalah sebagai berikut,"
"GA memiliki fungsi sendiri dalam menjalankan operasional perusahaan,"
Berikut ini merupakan fungsi General Affair di perusahaan.
1. Pemeliharaan dan Perawatan,
Fungsi pertama yang harus dimiliki oleh GA adalah pemeliharaan dan perawatan tentang kondisi dan fasilitas perusahaan.
misalnya; fasilitas toilet, gedung kantor (kebersihan dan tampilan luar), ruang kantor, gudang yang memadai, perawatan instalasi listrik, dan semua aset dan area perusahaan.
GA juga perlu mengadakan penilaian kondisi dan fasilitas yang dibutuhkan serta membuat prioritas sebelum mengajukan anggaran.
contoh; apakah kebutuhan perbaikan fasilitas toilet lebih penting daripada perluasan tempat ibadah, ruang meeting, atau lobby untuk menerima tamu.?
Apapun yang menjadi prioritas GA, harus memiliki dampak positif bagi operasional perusahaan.
2. Menyiapkan Laporan Berkala,
Fungsi penting lainnya adalah menyiapkan laporan berkala untuk keperluan rapat anggaran.
Laporan tersebut harus terdiri atas aset dan beban biaya kantor sehingga perusahan bisa menilai efektivitas investasi internal di perusahaan.
3. Membantu Perizinan,
Divisi GA pada sebuah perusahaan juga bisa membantu dalam pengurusan segala bentuk perizinan yang di butuhkan.
Selain itu, GA juga berfungsi untuk menjalin hubungan dengan pihak eksternal, seperti pemerintah daerah, kepolisian, ormas, wartawan, dan sebagainya.
4. . Membina Hubungan Baik,
Fungsi lain dari GA adalah membina hubungan baik dengan para supplier barang atau jasa.
Jika GA dalam perusahaan digabung dengan divisi HRD, maka fungsi lain yang termasuk di dalamnya adalah membuat kontrak kerja, memastikan pembayaran tepat waktu, dan melakukan komplain mewakili perusahaan jika di perlukan.
Hubungan yang baik secara tidak langsung akan berdampak pada kinerja dan produktivitas karyawan.
Produktivitas karyawan juga akan terjaga apabila mengenai penggajian tidak ada masalah.
Maka dari itu, perlu penggunaan aplikasi dan software payroll terbaik di Indonesia yaitu Talenta.
Dengan aplikasi tersebut, tentu akan menimalisir human error yang mungkin saja terjadi dan menyebabkan karyawan merasa di rugikan.
Tak hanya itu, hubungan baik juga akan berdampak positif pada citra perusahaan di mata klien, hal itu tentu akan mempengaruhi profit yang akan diterima perusahaan.
Itulah tugas pokok dan fungsi general affair di perusahaan yang perlu kita ketahui.
Pada dasarnya, tujuan dan fungsi utama dari general affair adalah untuk memastikan kelancaran operasional perusahaan dan mendukung produktivitas karyawan.
Demikian semoga tulisan ini memberikan pencerahan dan pemahaman yang konstruktif pada kita semua.
"Semoga Bermanfaat dan Lebih Melek Hukum,"
Editor: (H.F.F.B dan W.J.B)
